Qué datos no debes meter en una IA en el trabajo

Las herramientas de inteligencia artificial generativa como los asistentes de chat se han colado en el trabajo de muchas personas: redactan correos, resumen documentos o ayudan a ordenar ideas. Pero usarlas sin criterio plantea un riesgo real: compartir datos confidenciales con una IA sin darte cuenta. En este artículo te explicamos qué información conviene no introducir nunca en una herramienta de IA en el trabajo y cómo usarla con seguridad.

Por qué importa lo que escribes en una IA

Cuando pegas un texto en un asistente de IA, esa información sale de tu ordenador y viaja a los servidores de un tercero. Según la herramienta, su versión y las condiciones que haya contratado tu empresa, puede almacenarse durante un tiempo, revisarse para mejorar el servicio o, en algunos casos, utilizarse para entrenar modelos. No todas las herramientas funcionan igual, y por eso lo prudente es tratar cualquier asistente que tu empresa no haya aprobado como un espacio público.

Además, cuando el dato es personal, entran en juego obligaciones de protección de datos: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige tratar la información de las personas con garantías, y no se puede ceder a terceros sin una base legal ni un contrato adecuado.

Datos que no deberías introducir en una IA

• Datos personales de clientes, compañeros o candidatos: nombres con DNI, direcciones, teléfonos, correos, datos de salud, nóminas o evaluaciones de desempeño.
• Información confidencial de la empresa: estrategias, presupuestos, precios no publicados, contratos, ofertas a clientes o resultados financieros.
• Credenciales y claves: contraseñas, tokens, claves de acceso o configuraciones de sistemas.
• Código fuente o procesos internos que formen parte del conocimiento propio de la empresa, salvo que exista una autorización expresa.
• Información de terceros sujeta a confidencialidad: lo que un cliente o proveedor te ha confiado bajo un acuerdo de no divulgación.
• Documentos completos sin revisar, porque pueden esconder datos que no habías visto: comentarios, metadatos o anexos.

Cómo usar la IA sin exponer información

No hace falta renunciar a la IA; basta con aplicar unas pautas sencillas:

1. Pregunta primero qué herramientas están permitidas. Muchas empresas aprueban versiones corporativas con condiciones de privacidad específicas.
2. Anonimiza antes de pegar. Sustituye nombres, cifras y referencias por marcadores como «Cliente A» o «Importe X».
3. Describe la situación en general. A menudo basta con explicar el problema sin copiar el documento original.
4. Revisa la configuración de privacidad. Algunas herramientas permiten desactivar el uso de tus conversaciones para mejorar el modelo.
5. Verifica siempre el resultado. Una IA puede equivocarse o inventar datos con total seguridad; la responsabilidad del contenido que entregas sigue siendo tuya.
6. No presentes como definitivo lo que ha generado una máquina. Revísalo, adáptalo y asegúrate de que cumple las normas de tu empresa.

Ejemplos prácticos del día a día

Imagina que necesitas ayuda para contestar una queja de un cliente. En lugar de pegar el correo completo con su nombre, su pedido y su teléfono, describe la situación en general: «un cliente se queja de un retraso de una semana en una entrega» y pide un borrador de respuesta educada. Después, añade tú los datos reales en tu propio programa de correo. Lo mismo vale para un informe interno: resume la idea y los puntos clave, pero no copies cifras, nombres de proyectos ni documentos completos.

Si un compañero te pide que le pases «lo que te ha dicho la IA», recuerda que ese texto puede contener errores. Contrasta siempre las cifras, las referencias legales y los nombres propios antes de compartirlo.

Una regla fácil de recordar

Antes de pegar nada en una IA, hazte esta pregunta: ¿me sentiría cómodo si este texto se publicara en un tablón visible para cualquiera? Si la respuesta es no, no lo pegues tal cual: anonimízalo, resúmelo o consulta antes con la persona responsable de seguridad o de protección de datos.

El papel de la empresa: normas claras para todos

Un uso responsable de la IA no depende solo de cada empleado. Las empresas pueden ayudar definiendo qué herramientas se permiten, qué tipo de información puede introducirse, quién revisa los resultados y cómo se informa de los incidentes. Cuando existen normas claras y las personas las conocen, se reducen los errores y se gana confianza para aprovechar la tecnología.

El Reglamento europeo de inteligencia artificial, además, pide en su artículo 4 que las organizaciones fomenten un nivel suficiente de conocimientos en esta materia entre el personal que utiliza estos sistemas. Formar a los equipos es, por tanto, una parte natural del uso responsable.

Formarte en el uso responsable de la IA

Si quieres aprender a usar estas herramientas con criterio, entender sus riesgos y conocer las buenas prácticas en el trabajo, puedes hacerlo con nuestro curso de uso responsable de la IA en el trabajo: 20 €, 6 horas, de contenido teórico y a tu ritmo, con examen tipo test y certificado digital por email al aprobar.

Conclusión

La IA puede ahorrar tiempo y mejorar tu trabajo, siempre que no pongas en riesgo datos personales ni información confidencial. Antes de usarla, comprueba qué herramientas están permitidas, anonimiza lo que introduzcas, revisa lo que te devuelve y, ante la duda, pregunta. Esos pequeños hábitos marcan la diferencia entre aprovechar la tecnología y tener un problema.

Créditos de las imágenes: Google (dominio público); LMSYS Org (dominio público); Madhav-Malhotra-003 (CC0), vía Wikimedia Commons.